Telemarketing pro účetní firmu: klient naplnil kapacity dříve, než jsme čekali

Telemarketingová kampaň nemusí běžet dlouhé měsíce, aby přinesla skutečný obchodní výsledek. V tomto případě jsme spolupracovali s firmou, která poskytuje externí účetnictví firmám a živnostníkům. Původním plánem byla dlouhodobější akvizice nových zákazníků, nakonec ale klient mohl kampaň pozastavit dříve, než jsme očekávali.

Důvod byl jednoduchý – z obchodních příležitostí vytvořených naší kampaní dokázal získat nové klienty a naplnit své kapacity. Z pohledu klienta ideální výsledek. Z našeho pohledu trochu úsměvná situace, protože uvolněnou kapacitu teď musíme zaplnit jiným projektem.

Cíl kampaně: získávání nových klientů pro externí účetnictví

Klient nabízí externí vedení účetnictví firmám a živnostníkům. Potřeboval proto oslovovat podnikatele a společnosti, u kterých existoval prostor pro změnu účetní firmy nebo využití externího účetnictví.

Naším úkolem bylo zajistit akviziční část celého procesu. Připravili jsme databázi, telefonicky oslovovali potenciální zákazníky, zjišťovali jejich aktuální situaci a identifikovali kontakty, u kterých vznikl reálný obchodní zájem. Databázi měl klient zahrnutou přímo v ceně služby, takže ji nemusel samostatně nakupovat ani připravovat.

Samotné uzavření nového zákazníka už následně probíhalo na straně účetní firmy. Klient tedy dostával konkrétní obchodní příležitosti, se kterými mohl dále pracovat.

46 obchodních příležitostí z telemarketingu

Výsledkem kampaně bylo celkem 46 vytvořených obchodních příležitostí. Část z nich dnes v CRM najdeme pod jinými stavy, protože klient pracoval přímo v našem systému a jednotlivé kontakty postupně posouval podle toho, jak se vyvíjela další komunikace.

Při zpětném hodnocení kampaně proto nelze vycházet pouze z aktuálního počtu kontaktů označených stavem „Zájem“. Pro hodnocení výkonu telemarketingu je rozhodující, kolik relevantních obchodních příležitostí bylo během kampaně skutečně vytvořeno a předáno k dalšímu zpracování.

A právě zde se ukázalo, že dobře provedená akvizice nemusí znamenat pouze zajímavá procenta v reportu. Klient dokázal předané kontakty proměňovat ve skutečné zákazníky.

Kampaň jsme museli pozastavit kvůli naplněným kapacitám

Původně jsme počítali přibližně s šestiměsíční spoluprací. Postupně se ale ukázalo, že pokračovat v akvizici stejným tempem nebude potřeba. Klient z předaných příležitostí uzavřel nové zákazníky a jeho kapacity pro poskytování účetních služeb se naplnily.

Kampaň proto mohla být pozastavena dříve. Ne kvůli nedostatku výsledků, ale právě proto, že nová obchodní jednání začala přinášet skutečné klienty.

U externího účetnictví je navíc hodnota získaného zákazníka zajímavá tím, že nejde typicky o jednorázovou zakázku. Pokud je firma nebo živnostník se svým účetním partnerem spokojený, může spolupráce pokračovat dlouhodobě a generovat pravidelný měsíční obrat.

Kolik stála jedna obchodní příležitost?

Kampaň běžela 2 měsíce a klient za ni platil 27 000 Kč bez DPH měsíčně. Celková investice tak činila 54 000 Kč bez DPH. Součástí služby byla také databáze potenciálních zákazníků, kterou klient nemusel samostatně nakupovat ani připravovat.

Z kampaně vzniklo celkem 46 obchodních příležitostí. Cena za jednu tedy vychází:

54 000 Kč ÷ 46 = přibližně 1 174 Kč bez DPH za jednu obchodní příležitost.

Samotná cena za lead samozřejmě není jediným měřítkem úspěchu. Podstatnější je, zda se z vytvořených příležitostí podaří získat platící zákazníky. V tomto případě se to podařilo natolik, že klient další aktivní přísun kontaktů v původně plánovaném rozsahu přestal dočasně potřebovat.

Výsledky telemarketingové kampaně

Ukazatel	Výsledek
Obor klienta	Externí účetnictví
Cílová skupina	Firmy a živnostníci
Skutečná délka kampaně	2 měsíce
Cena za měsíc	27 000 Kč bez DPH
Celková investice	54 000 Kč bez DPH
Vytvořené obchodní příležitosti	46
Cena za jednu příležitost	cca 1 174 Kč bez DPH
Databáze kontaktů	v ceně
Původně plánovaná spolupráce	6 měsíců
Výsledek	noví klienti a naplněné kapacity
Hodnocení klienta	5 ★ na Google
Konverzní poměr	5 %

Nejdůležitější číslo nemusí být procento konverze

U telemarketingových kampaní se často řeší především procentuální konverze. Ta je samozřejmě důležitá pro porovnávání výsledků, ale sama o sobě neříká, jestli kampaň klientovi ekonomicky fungovala.

Mnohem podstatnější je, co se s vytvořenými obchodními příležitostmi stane dál. Kampaň s vysokým procentem zájmu může být obchodně slabá, pokud z ní nevznikají zákazníci. Naopak i kampaň s nižší konverzí může být velmi úspěšná, pokud klient dokáže získané příležitosti efektivně uzavírat.

Tady máme konkrétní výsledek: telemarketing vytvořil nové obchodní příležitosti, klient z nich získal zákazníky a další akvizici mohl pozastavit, protože měl naplněnou kapacitu.

Pět hvězdiček od klienta jako příjemná tečka

Výsledkem spolupráce nebyla jen čísla v CRM. Klient naši službu následně ohodnotil 5 hvězdičkami na Google, což je pro nás důležitá zpětná vazba k celému průběhu kampaně.

A celá case study má z našeho pohledu trochu paradoxní závěr. Původně jsme počítali s několikaměsíční spoluprací, ale klient dokázal nové obchodní příležitosti využít natolik, že další akvizici musel kvůli kapacitám pozastavit.